Isikuandmete töötlemise kord

ISIKUANDMETE TÖÖTLEMISE KORD

ICOSAGEN AS, ICOSAGEN CELL FACTORY OÜ JA ICOPARK OÜ

 

I. ISIKUANDMETE TÖÖTLEMISE KOHALDAMINE

 1.     Icosagen AS, Icosagen Cell Factory ja IcoPark OÜ (edaspdi: Icosagen Grupp) töötlevad isikuandmeid, sh eriliiki isikuandmeid seoses oma eesmärkidest tulenevate ülesannete täitmisega ning kooskõlas isikuandmete töötlemisele kohalduvate õigusaktidega (Euroopa Liidu isikuandmete kaitse üldmäärus nr 2016/679, isikuandmete kaitse seadus). Kui andmete hulka kuulub füüsiliste isikute eraeluline teave, siis see info on piiratud juurdepääsuga teave ning kuulub avaldamisele ainult õigusaktides ettenähtud korras.

2.     Icosagen Grupp töötleb eriliiki isikuandmeid eelkõige juhul, kui andmed on kogutud teadusuuringute läbiviimiseks või töösuhte kohustuste täitmiseks.

3.     Icosagen Grupp tagab andmete töötlemisel, et ettevõttele teatavaks saanud isikuandmeid töödeldakse üksnes seaduse alusel ja ettevõtte siseste kordadega ettenähtud viisil ning isikute eraelu riive isikuandmete töötlemisel on minimaalne.

4.     Isikuandmete töötlemisel lähtutakse kehtivast seadusandlusest ning ettevõtte siseselt rakendatakse andmetöötlusel infotehnoloogilisi ja organisatsioonilisi turvameetmeid, tagamaks isikuandmete turvalist töötlemist.

5.     Icosagen Grupi isikuandmete töötlemise asukoht on Icosagen AS: telefon: +372 737 7070; e-posti aadress: andmekaitse@icosagen.ee, postiaadress: Eerika tee 1, Õssu küla, Kambja vald, 61713 Tartumaa.

 

II. VOLITATUD TÖÖTLEMINE

 6.     Icosagen Grupp kaasab isikuandmete töötlemisse volitatud töötlejaid, kui see on vajalik isikuandmete töötlemise eesmärgi saavutamiseks. Volitatud töötlejad ei või kasutada isikuandmeid muul eesmärgil, kui kokkulepitud teenuse osutamiseks.

7.     Volitatud töötlejaga sõlmitakse isikuandmete volitatud töötlemise leping, milles kehtestatakse isikuandmete töötlemise nõuded volitatud töötlejale.

 

III. ANDMESUBJEKTI ÕIGUSED, ÕIGUSTE KAITSE JA KONTAKTANDMED

 8.     Andmesubjektil on õigus:

11.1.   teada isikuandmete töötlemise eesmärki, õiguslikku alust, isikuandmete allikaid ja liike, samuti isikuandmete vastuvõtjaid ning töötlemise tähtaega;

11.2.   tutvuda andmetega, mis on tema kohta Icosagen Grupis kogutud;

11.3.   nõuda enda kohta käivate ebaõigete isikuandmete parandamist. Juhul, kui Icosagen Grupil ei ole enam seaduslikku alust isikuandmete töötlemiseks, on isikul õigus nõuda nende andmete kasutamise piiramist või kustutamist;

11.4.   igal ajal tagasi võtta isikuandmete töötlemise nõusolek;

11.5.   pöörduda kõikides küsimustes, mis puudutavad tema isikuandmete töötlemist, Icosagen Grupi poole, kirjutades aadressil andmekaitse@icosagen.ee.

12.     Juhul kui andmesubjekt leiab, et isikuandmete töötlemisel on rikutud tema õigusi, on tal õigus pöörduda kaebusega Andmekaitse Inspektsiooni poole (Tatari 39, Tallinn 10134, e-posti aadress: info@aki.ee).

13.     Oma õiguste teostamiseks esitab andmesubjekt vastavasisulise pöördumise. Pöördumine tuleb esitada digitaalselt allkirjastatuna või omakäeliselt allkirjastatult viisil, mis võimaldab omakäelise allkirja tõendamist - ettevõte peab olema suuteline tuvastama, et omakäeline allkiri on antud pöördumise esitanud isiku poolt. Pöördumisele vastatakse esimesel võimalusel, kuid mitte hiljem kui ühe kalendrikuu jooksul. Vastamise aeg võib sõltuda esitatud pöördumise sisust, mahust ning keerukusest. Info või andmed väljastatakse pöördumise esitajale elektroonilisel kujul isikukoodile krüpteeritult, kui pöördumises ei ole märgitud teisiti.

14.     Icosagen Grupil on õigus keelduda andmete väljastamisest juhul, kui teabe väljastamine võib:

14.1.   kahjustada teise isiku õiguseid ja vabadusi;

14.2.   takistada või kahjustada süüteo tõkestamist, avastamist, menetlemist või karistuse täideviimist;

14.3.   olla muul viisil vastuolus kehtiva seadusandlusega.

15.     Kui Icosagen Grupis toimub isikuandmetega seotud rikkumine ja see kujutab endast tõenäolist ohtu andmesubjekti õigustele ja vabadustele, siis teavitame rikkumisest Andmekaitse Inspektsiooni.

16.     Võtame kasutusele meetmed, et rikkumine koheselt lahendada ja edasised rikkumised ära hoida.

17.     Kui isikuandmetega seotud rikkumise tulemusena tekib andmesubjekti õigustele ja vabadustele tõenäoliselt suur oht, siis teavitame sellest ka andmesubjekti.

18.     Teavitamise eesmärk on võimaldada andmesubjektil endal võtta vajalikke ettevaatusabinõusid tekkinud olukorra leevendamiseks.

 

IV. ISIKUANDMETE TÖÖTLEMISE EESMÄRGID

 19.     Icosagen Grupi isikuandmete töötlemise eesmärgid on:

19.1.   teadustöö ehk kliinilise teadusuuringu korraldamine, sealhulgas ravimi kliinilise uuringu läbiviimine. Töötleme andmeid, mis on seotud teadusuuringute korraldamisega, mis on saanud heakskiidu inimuuringute eetikakomiteelt. Teadusuuringus osalemiseks annab isik nõusoleku, millele eelneb isiku informeerimine teadusuuringu eesmärgist ning teadusuuringu käigus kogutud isikuandmete töötlemisest.

19.2.   saadetud kirjadele vastamiseks kasutame andmesubjekti isikuandmeid kirjas toodud asjaolude väljaselgitamiseks ja vastamiseks.

19.3.   töösuhte (sh tööle kandideerijate ja praktikantide) kohustuste ja õiguste täitmine:

19.3.1. töökohtade täitmiseks korraldab Icosagen Grupp värbamiskonkursse ja sihtotsinguid. Töökuulutused avalikustatakse ettevõtte kodulehel ning kõikidel huvitatud isikutel võimaldatakse esitada sooviavaldus tööle kandideerimiseks. Icosagen Grupil on õigus väljakuulutatud konkursist loobuda või muuta väljakuulutatud konkursi tingimusi, teavitades sooviavalduse esitanud isikuid teadaolevate kontaktandmete vahendusel. Tööle kandideerimiseks sooviavalduse esitamise korral loetakse, et kandidaat on andnud nõusoleku enda isikuandmete töötlemiseks. Värbamisprotsessis võib koguda kandidaadi kohta täiendavat teavet avalikest allikatest. Kandidaadil on õigus kogutud teabega tutvuda ja esitada omapoolsed selgitused või vastuväited. Eeldatakse, et kandideerimisdokumentides esitatud soovitajatele on kandideerija andnud nõusoleku enda kohta käivatele küsimustele vastamiseks, samuti on soovitajad nõustunud sellega, et nende poole pöördutakse teabe saamiseks.

Konkursi jooksul kogutud dokumente säilitatakse järgmistel eesmärkidel:

-         värbamisprotsessis tekkivate võimalike õigusvaidluste lahendamiseks kuni 1 aasta;

-         kandideerinu nõusolekul tulevikus korraldataval konkursil osalemise ettepaneku tegemiseks või alternatiivse töökoha täitmise ettepaneku tegemiseks kuni 2 aastat. Icosagen Grupis on kogutud teabega õigus tutvuda ainult värbamisprotsessis osalevatel isikutel. Kandidaatide andmed on piiratud juurdepääsuga teave, millele kolmandal isikul võimaldatakse juurdepääs üksnes seaduses või ettevõtte töökorralduses sätestatud juhtudel. Avalikustamisele ei kuulu teave inimese osalemise kohta konkursil.

19.3.2. Töösuhtes töödeldakse isikuandmeid, mille töötlemise kohustus tuleneb õigusaktidest (andmed töölepingu sõlmimiseks, tööaja arvestuseks, töötasude maksmiseks ning töötervishoiuteenuse osutamiseks).

Lisaks õigusaktidest tulenevatele andmetele töödeldakse isikuandmeid, mis on vajalikud tööalaste tegevuste ja teavituste korraldamiseks. Nende andmete töötlemisest teavitatakse töötajaid eraldi ja vajadusel korraldatakse nõusolekute võtmine. Juhtkonna liikmete ja kliendisuhtlusega seotud töötajate nimed, ametinimetused ja fotod avaldatakse ettevõtte kodulehel.

19.4. võlasuhte kohustuste ja õiguste täitmine – Icosagen Grupp töötleb isikuandmeid teenuse osutamise lepingute, käsundus- ja töövõtulepingute täitmisel.

 

V. ISIKUANDMETE TÖÖTLEMISE ÕIGUSLIKUD ALUSED

 20.     Isikuandmete töötlemise õiguslikud alused on:

20.1. seaduses sätestatud alus;

20.2. andmesubjekti teadlik nõusolek;

20.3. andmesubjekti osalusel sõlmitud leping;

20.4. õigustatud huvi vastutava töötleja või kolmanda isiku õigustatud huvi korral.

 

VI.ISIKUANDMETE ALLIKAD

 21.     Teadustöö isikuandmete allikad on need, mida uuringusse kaasatud isik või inimuuringute eetikakomitee on lubanud teadustöö allikatena kasutada. Töödeldavate isikuandmete täpne andmekoosseis on välja toodud inimuuringute eetikakomiteele esitatud taotluses ja uuringusse kaasatud isiku informeeritud nõusolekus.

22.     Töösuhte isikuandmete allikad on töötaja, töösuhtesse kaasatud isikud (seoses töösuhtega seotud teenuste osutamisega) ja riiklikud andmekogud.

23.     Võlasuhte isikuandmete allikad on lepingu täitmise toimingutest ja riiklikest andmekogudest saadav teave, kui seadus näeb ette nende kasutamise.

 

VII. TÖÖDELDAVATE ISIKUANDMETE LIIGID

 24.     Töödeldavate isikuandmete liigid on:

24.1. isikut tuvastavad andmed (eesnimi, perekonnanimi ja isikukood);

24.2. kontaktandmed (telefon, e-posti aadress ja elukoht);

24.3. töölepingu täitmisega kaasnevad isikuandmed, sealhulgas haridust ja kutset tõendavad andmed ning töötervishoiuteenuse osutamisega seonduvad andmed;

24.4. töötajate nõusolekul kogutud muud andmed;

24.5. eriliigilised isikuandmed vastavalt teadusuuringu eesmärgile (enamasti terviseandmed).

25.     Icosagen Grupi veebilehe (www.icosagen.ee) külastamisel piirduvad andmesubjekti kohta kogutavad ja säilitatavad andmed andmesubjekti poolt kasutatava arvuti või arvutivõrgu internetiaadressiga (IP-aadressiga), arvuti või arvutivõrgu internetiteenuse pakkuja nime ja aadressiga ning külastamise ajaga (kellaaeg, kuupäev, aasta). Icosagen Grupp ei seo IP-aadresse isikut tuvastava teabega ning kasutame neid üksnes isikustamata kujul.

26.     Kaamerad on paigaldatud inimeste kaitseks ning vara (sh infovara) säilimist ohustavate olukordade ärahoidmiseks, ohuolukorrale reageerimiseks või vara kahjustamisel kahju tekitaja väljaselgitamiseks (turvakaamerad). Turvakaamerate kasutamise faktist antakse teada hoonele paigaldatud märgistega ja märgistusega ettevõtte territooriumile sisenemisel (Eerika teelt parklasse sisseõidul).

27.     Kaamerad on paigutatud hoone välisseintele, mis edastavad ööpäevaringselt reaalajas pilti, salvestavad selle ning võimaldavad seda hiljem töödelda ja taasesitada. Kaameratega ei ole lubatud jälgida konkreetset inimest, vaid ainult kindlat õueala ja seal toimuvat.

Kaamera andmete töötlemisel kasutame turvameetmeid, mis kaitsevad kogutud andmeid tahtmatu või ilma loata jälgimise, kopeerimise, muutmise, teisaldamise ja kustutamise eest. Kaamerate salvestistele on õigus ligi pääseda ainult määratud isikutel. Salvestisi tohib edastada ainult seadusest tuleneval alusel (nt politseile). Kaamerate salvestisi säilitatakse 2 kuud. Pärast tähtaja möödumist toimub andmete kustutamine automaatselt andmete ülesalvestamise teel.

28.     Lisaks toimub isikuandmete töötlemine hoonesse sisenemisel fonoluku kasutamisel, kus on kasutusel videokõne lahendus. Isikuandmete töötlemise eesmärgiks on töötajate ja külastajate turvalisuse tagamine, vara säilimist ohustavate olukordade ärahoidmine või nendele reagreerimine ning saabuvate klientide operatiivne teenindamine (vastuvõtmine).

29.     Icosagen Grupi isikuandmete töötlemise toimingute ülevaade on kokkuvõtlikult esitatud käesoleva korra lisas 1.

 

VIII. ISIKUANDMETE TÖÖTLEMISE TURVALISUS

 30.     Icosagen Grupp rakendab isikuandmete töötlemisel asjakohaseid tehnilisi ja korralduslikke meetmeid, tagamaks isikuandmete turvaline töötlemine ning isikuandmete volitamata töötlemine kolmandate isikute poolt.

31.     Isikuandmete töötlemisel rakendatakse ettevõttesisest kontrolli.


 IX. ISIKUANDMETE EDASTAMINE

 32.      Isikuandmeid edastatakse õigusliku aluse olemasolul. Andmeid ei edastata kolmandatesse riikidesse.

 X. ISIKUANDMETE SÄILITAMINE

 33.     Isikuandmeid säilitatakse vastavalt seaduses toodud tähtaegadele või uuringutaotluses toodud tähtajale ning andmesubjekti nõusolekule.


XI. LISA 1

 ISIKUANDMETE TÖÖTLEMISE TOIMINGUD

 

 

Teadustöö

Töösuhe (TLS)

Võlasuhe (VÕS)

Andmetöötluse eesmärk

Kliinilise teadusuuringu korraldamine, sealhulgas ravimi kliinilise uuringu läbiviimine

Töösuhtest tekkivate kohustuste ja õiguste täitmine.

Personaliarvestus, palgaarvestus, töötervishoiukorraldus

Võlasuhte kohustuste ja õiguste täitmine

Andmetöötluse alus

Nõusolek ja/või inimuuringute eetika komitee luba

Tööleping ja seadused (töölepingu seadus, töötervishoiu ja tööohutuse seadus; ravikindlustuse seadus, tulumaksuseadus jms).

Seadusest tuleneva kohustuse täitmine; nõusoleku alusel kogutud andmed, mida kasutatakse ettevõtte tegevuste koordineerimiseks ja korraldamiseks.

Leping ja seadus

(tulumaksuseadus, raamatupidamise seadus jne)

Andmetöötluse allikad

Uuringusse kaasatud isikud

Töötajad, praktikandid, tööle kandideerijad (valitud/ mittevalitud kandidaadid),

riiklikud andmekogud (töötamise register)

Lepingu täitmisega seotud isikud (käsundusleping, töövõtuleping) riiklikud andmekogud seaduses ettenähtud juhtudel

Isikuandmete liikide kirjeldus

Uuringus lubatud kogutavad isikuandmed (vastavalt uuringu eesmärgile)

Personaliarvestus, palgaarvestus (personali tarkvara), töötervishoiuteenuse andmed,

kodulehel avaldatavad kontaktandmed

Kontaktandmed, isikukood, pangakonto number

 

Vastuvõtjate kategooriad, kellele isikuandmeid on avalikustatud või avalikustatakse

Andmeid töötlevad uuringuga seotud töötajad.

Andmeid ei edastata kolmandatele isikutele, kui uuringus või nõusolekus ei ole vastavalt kokkulepitud

Andmeid töötleb ettevõtte vastava õigusega töötaja või volitatud töötleja, kes osutab raamatupidamis-, palgaarvestus- või IT süsteemide ning seadmete hoolduse ja IT kasutajatoe teenust ning sellega seoses saavad teatavaks isikuandmed (sh eriliiki isikuandmed). Seadusest tuleneva kohustuse täitmiseks riiklikud andmekogud

Andmeid töötleb ettevõtte vastava õigusega töötaja.

Vastavalt lepingust või seadusest tulenevale kohustusele.

Andmete säilitamine

Uuringuga määratud ja nõusolekuga kokku lepitud tähtajani.

Seaduses sätestatud tähtajani.

Tähtaeg on määratud

dokumentide loetelus

Vastavalt lepingule või lepingust tuleneva nõude seaduses sätestatud tähtaeg.

Tähtaeg on määratud ettevõtte dokumentide loetelus

Andmete kustutamine

Andmed kustutatakse peale uuringu eesmärgi täitmist ning vastavalt isiku nõusolekule

Andmed kustutatakse peale seaduses toodud tähtaja möödumist

Andmed kustutatakse peale lepingust tulenevate kohustuste ning seadusest tulenevate nõuete täitmist